Mit den E-Mail-Triggern und Aktionen in Workflows lassen sich Workflows durch eingehende und ausgehende E-Mails auslösen. So kannst du das Postfach-Management weitgehend automatisieren – vom automatischen Labeln und Sortieren über die Zuweisung bis hin zur automatischen Antwort.

Trigger für E-Mail Konversationen

Für die E-Mail-Automatisierung stehen dir verschiedene Trigger zur Verfügung. Du kannst diese Trigger auf bestimmte Geteilte Postfächer eingrenzen, um deine Automatisierung gezielt zu steuern.

Neue eingehende E-Mail Konversation

Dieser Trigger startet einen Workflow automatisch, sobald eine neue eingehende E-Mail eintrifft. Typischer Anwendungsfall: Verwende diesen Trigger, wenn du eingehende E-Mails automatisch labeln oder weiterleiten möchtest – zum Beispiel anhand des Inhalts oder eines Keywords im Betreff.

Neue ausgehende E-Mail

Dieser Trigger startet einen Workflow automatisch, sobald eine neue ausgehende E-Mail versendet wird.

Typischer Anwendungsfall: Nutze diesen Trigger, wenn du nach dem Versenden einer E-Mail eine Folgeaktion auslösen möchtest – zum Beispiel den Thread einem Nutzer zuweisen.

E-Mail erhalten

Dieser Trigger startet einen Workflow automatisch, sobald eine E-Mail auf einer bestimmten Entität – zum Beispiel einem Kontakt oder einem Auftrag – eingeht. Das gilt sowohl für neue E-Mail-Verläufe als auch für Antworten auf bestehende E-Mails.

Aktionen für E-Mail Konversationen

Zusätzlich zu den Triggern stehen dir zwei neue Aktionen zur Verfügung, die du in deinen Workflows einsetzen kannst, um automatisierte Aktionen mit E-Mails durchzuführen

Email automatisiert per KI Labeln

Mit dieser Aktion analysiert epilot den Inhalt einer eingehenden E-Mail automatisch und vergibt ein passendes Label – ohne dass du Keywords oder Bedingungen manuell konfigurieren musst. Die KI erkennt den Kontext und ordnet die E-Mail einer vordefinierten Kategorie zu, zum Beispiel Beschwerde, Anfrage, Rechnung oder Rückfrage.

Typischer Anwendungsfall: Nutze KI-Labels, wenn du eingehende E-Mails automatisch kategorisieren möchtest, ohne für jede mögliche Formulierung eigene Verzweigungen anlegen zu müssen. Das gesetzte Label lässt sich anschließend als Grundlage für weitere Aktionen nutzen – etwa zum automatischen Verschieben oder Zuweisen.

Wir haben einen ausführlichen Artikel zu KI-Labels geschrieben – dort findest du alle Details zur generellen Konfiguration und zu Beispielen:

Zur KI-Labels Dokumentation

E-Mail verschieben

Mit dieser Aktion kannst du eine E-Mail automatisch in ein bestimmtes geteiltes Postfach verschieben. So lassen sich eingehende E-Mails beispielsweise anhand von Labels oder Keywords automatisch sortieren und dem richtigen Team zuordnen.

Du kombinierst diese Aktion typischerweise mit einer Verzweigung, um die Weiterleitung an bestimmte Bedingungen zu knüpfen z.B.: 

• Wenn die E-Mail das Label Beschwerde zugewiesen hat → E-Mail in Postfach Priorität verschieben.
• Wenn die Absender-Domain auf @beispiel.de endet → E-Mail in Postfach Beispiel GmbH verschieben.

E-Mail zuweisen

Mit dieser Aktion wird eine E-Mail automatisch einem bestimmten Nutzer oder einer Gruppe zugewiesen. Das sorgt dafür, dass die richtige Person sofort über neue Anfragen informiert wird – ohne manuelles Zuweisen.

epilot bietet zwei Zuweisungsmethoden: die direkte Zuweisung an einen festen Nutzer oder eine Gruppe, sowie die lastbasierte Zuweisung, bei der epilot automatisch die Person mit der geringsten Auslastung auswählt.

Mehr zur Konfiguration der Zuweisungsmethoden findest du hier:

Zur Zuweisungs Dokumentation

E-Mail Antworten versenden

Mit der Aktion Auf E-Mail antworten reagiert dein Workflow automatisch auf eingehende E-Mails – entweder als Antwort im bestehenden Verlauf oder als neue Nachricht an den Absender. So lassen sich beispielsweise Eingangs- oder Abschlussbestätigungen vollständig automatisiert versenden, ohne manuelle Eingriffe.

Typischer Anwendungsfall: Nutze diese Aktion, um Absender automatisch über den Eingang oder den Abschluss ihrer Anfrage zu informieren – zum Beispiel eine Eingangsbestätigung direkt nach dem Eintreffen einer Serviceanfrage oder eine Abschlussbestätigung nach erfolgreicher Bearbeitung.

Der Absender der eingehenden E-Mail wird automatisch als Empfänger übernommen – du musst keine Adresse manuell pflegen.

Mehr zur Konfiguration findest du hier:

Automatisierte E-Mail-Antwort versenden

E-Mails weiterleiten

Mit dieser Aktion kannst du eine eingehende E-Mail automatisch an eine andere E-Mail-Adresse weiterleiten – zum Beispiel an ein externes Team oder einen spezialisierten Ansprechpartner. Im Gegensatz zur Aktion E-Mail verschieben, die eine E-Mail innerhalb von epilot in ein anderes Postfach verschiebt, wird die E-Mail hier als Weiterleitung an den angegebenen Empfänger gesendet.

Typischer Anwendungsfall: Nutze diese Aktion, wenn bestimmte Anfragen automatisch an externe Stellen oder Abteilungen weitergeleitet werden sollen – zum Beispiel alle E-Mails mit dem Label Rechnung direkt an die Buchhaltung.

Anwendungsbeispiel: Automatische Priorisierung von Beschwerden

So richtest du einen Workflow ein, der Beschwerde-E-Mails automatisch erkennt, ins richtige Postfach verschiebt und der zuständigen Person zuweist:

1. Wähle Neue eingehende E-Mail als Trigger und grenze ihn auf die gewünschte Inbox ein.
2. Füge die Aktion E-Mail per KI labeln hinzu und konfiguriere das Label Beschwerde.
3. Füge eine Verzweigung hinzu mit der Bedingung: „Label ist Beschwerde".
4. Füge die Aktion E-Mail verschieben hinzu und wähle das Zielpostfach – in diesem Beispiel Service-Prio.
5. Füge optional die Aktion E-Mail zuweisen hinzu, um den Thread direkt dem zuständigen Agenten zuzuweisen.

Sobald eine eingehende E-Mail als Beschwerde erkannt wird, verschiebt der Workflow den E-Mail-Verlauf automatisch in das richtige Postfach und benachrichtigt die zuständige Person – ohne dass jemand manuell eingreifen muss.