Notiztypen und Textvorlagen konfigurieren
Damit dein Team Notizen einheitlich schreibt, gibst du ihm Struktur vor: Notiztypen mit festen Feldern, zum Beispiel für Telefonate, und Textvorlagen für wiederkehrende Inhalte wie Übergaben. Dieser Artikel richtet sich an Administratoren und zeigt, wie du beides einrichtest und Notizen in Automatisierungen nutzt.
Voraussetzung
Für Notiztypen brauchst du Zugriff auf den Entity Builder, für Textvorlagen auf den Variablen-Editor unter Konfiguration → Vorlagen.
Mitgelieferte Notiztypen
| Notiztyp | Zusätzliche Felder | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Interne Kommunikation | Keine (Standard) | Alles, was keinen festen Rahmen braucht. |
| Telefonprotokoll | Anrufrichtung, Anruftyp, Anrufergebnis, Zeitpunkt | Kundenanrufe dokumentieren. |
| Vor-Ort Besuch | Adresse, Zeitpunkt | Termine beim Kunden. |
| Kommunikation mit Partnern | Keine | Absprachen mit Partnerorganisationen kennzeichnen. |
| Persönliche Beratung | Dauer, Zeitpunkt | Beratungen im Service Center. |
Bestehenden Notiztyp um Felder erweitern
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Öffne die Notizübersicht über das Notizen-Symbol oben rechts und klicke auf eine Notiz.
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Klicke unten rechts auf Notiz-Builder.
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Füge in der Gruppe des Notiztyps ein Attribut hinzu, zum Beispiel „Dauer“ beim Telefonprotokoll.
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Klicke auf Schema speichern.
Neuen Notiztyp anlegen
Ein neuer Notiztyp besteht aus einer Option im Attribut Typ und einer Gruppe mit denselben Namen, die die Felder enthält. Beides verbindest du über die Gruppen-ID.
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Öffne im Entity Builder das Schema Notiz und suche die Gruppe Note Details.
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Füge beim Attribut Typ unter Optionen deinen Notiztyp hinzu, zum Beispiel „Meine Notiz“.
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Lege eine neue Gruppe mit demselben Label an. epilot vergibt eine lange Gruppen-ID.
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Wechsle auf JSON, suche deinen Notiztyp und ersetze die Gruppen-ID durch den Namen des Notiztyps.
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Öffne die Gruppe erneut, prüfe die ID und füge die gewünschten Attribute hinzu.
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Klicke auf Schema speichern.
Der neue Typ steht ab sofort im Notizen-Editor zur Auswahl. Ein eigenes Symbol lässt sich derzeit nicht festlegen.
Hinweis
Das Anlegen neuer Notiztypen erfordert Änderungen am JSON des Schemas. Teste neue Typen in der Sandbox, bevor du sie produktiv nutzt. Grundlagen zum Schema findest du unter Entity Builder.
Textvorlagen anlegen
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Öffne den Variablen-Editor unter Konfiguration → Vorlagen oder klicke im Notizen-Editor in der Vorlagenauswahl auf Textvorlagen verwalten.
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Wechsle in den Tab Textvorlagen und klicke auf Variable erstellen.
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Vergib einen Namen, zum Beispiel „Übergabenotiz“, und unter Allgemein → Variable eine eindeutige Bezeichnung.
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Schreibe den Inhalt im Code-Editor. Formatierungen und Variablen für dynamische Inhalte wie Kundenname oder Datum sind möglich.
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Speichere die Vorlage. Sie steht sofort im Notizen-Editor unter Textvorlage einfügen bereit.
Notizen in Automatisierungen nutzen
Notiztypen mit Feldern eignen sich als Auslöser für Automatisierungen. Beispiel: Wird ein Telefonprotokoll mit dem Ergebnis „Nicht erreicht“ gespeichert, sendet eine bedingte Automatisierung automatisch eine E-Mail mit Rückrufbitte an den Kunden. Wie du Bedingungen einrichtest, zeigt Bedingte Automatisierungen und zeitgesteuerte Ausführung.
Typische Anwendungsfälle
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Der Kundenservice erweitert das Telefonprotokoll um das Feld „Rückruf vereinbart“ und wertet es im Dashboard aus.
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Für Schichtübergaben gibt es eine Textvorlage mit den Punkten „Offen“, „Erledigt“, „Achtung“.
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Ein Notiztyp „Reklamation“ mit Feld „Grund“ sorgt dafür, dass jede Beschwerde gleich erfasst wird.