Engagement Center im Portal

Das Engagement Center ist der Posteingang deiner Portalnutzer. Über eine Glocke im Kopfbereich des Portals sehen sie auf einen Blick, welche Aufgaben auf sie warten und was es Neues gibt, zum Beispiel einen neuen Antrag, der ihnen zugewiesen wurde, oder ein neues Dokument. Statt selbst nach Neuigkeiten zu suchen, werden deine Kunden gezielt informiert.

Dieser Artikel zeigt dir, wie das Engagement Center funktioniert, wie du es in den Portaleinstellungen aktivierst, die To-do-Liste gestaltest und Benachrichtigungs-Auslöser einrichtest.

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So funktioniert's

Sobald du das Engagement Center für ein Portal aktivierst, erscheint im Kopfbereich des Portals ein Glocken-Symbol. Gibt es offene Aufgaben oder ungelesene Updates, zeigt die Glocke die Anzahl als Zähler an. Ein Klick darauf öffnet den Posteingang als Seitenleiste.

Der Posteingang hat zwei Bereiche:

• Ihre Aufgaben: offene To-dos, bei denen der Portalnutzer selbst etwas tun muss, zum Beispiel ein Prozessschritt, der ihm zugewiesen ist. Jede Aufgabe zeigt einen Titel und eine Beschreibung, die du selbst festlegst, etwa den Namen des Vorgangs und den zugehörigen Datensatz. Bei mehr als zwei Aufgaben klappt die Liste zusammen und deine Kunden können ihre Aufgaben über das Feld Aufgaben durchsuchen filtern.

• Updates: In-App-Benachrichtigungen, die durch deine Benachrichtigungs-Auslöser entstehen, zum Beispiel wenn ein neuer Datensatz für den Portalnutzer angelegt oder ihm zugewiesen wird. Updates sind nach Heute, Gestern und Früher gruppiert, ungelesene Einträge werden gezählt.

Oben im Posteingang steht eine Zusammenfassung wie „2 Aufgaben warten auf Sie · 1 neue Updates“. Gibt es nichts zu tun, sehen deine Kunden „Ihr Posteingang ist leer.“

Ein typisches Beispiel aus dem Installateurportal: Elektro Becker GmbH reicht eine Inbetriebnahme für eine PV-Anlage ein. Im Prozess fehlt noch das Inbetriebsetzungsprotokoll, und der zuständige Schritt ist dem Installateur zugewiesen. Die Aufgabe erscheint im Engagement Center unter Ihre Aufgaben, mit dem Namen des Vorgangs und der Anlagenadresse in der Beschreibung. Hast du den Auslöser Prozessschritt überfällig eingerichtet, bekommt der Installateur zusätzlich ein Update, sobald der Schritt überfällig wird.

Benachrichtigungen erhalten nur Portalnutzer, die den betreffenden Datensatz im Portal auch sehen dürfen. Zusätzlich kannst du jeden Auslöser auf bestimmte Zielgruppen beschränken. Deine Kunden können In-App-Benachrichtigungen in ihren Einstellungen selbst abschalten (siehe unten).

Konfiguration

Engagement Center aktivieren

1. Öffne Konfiguration > Portale und klicke auf dein Portal, zum Beispiel dein Installateurportal. Der Portal Builder öffnet sich.

2. Klicke oben auf das Zahnrad-Symbol, um die Portaleinstellungen zu öffnen, und wähle links Benachrichtigungen.

3. Scrolle nach unten zu Benachrichtigungszentrum aktivieren und schalte den Schalter ein. Ab jetzt sehen deine Portalnutzer die Glocke und ihre To-do-Liste im Portal. Benachrichtigungen werden erst versendet, wenn du mindestens einen Auslöser aktivierst und konfigurierst.

To-do-Liste gestalten

Im Bereich To-do list legst du fest, was jede offene Aufgabe im Engagement Center anzeigt. So erkennen deine Kunden sofort, zu welchem Vorgang eine Aufgabe gehört.

4. Trage im Feld Aufgaben Titel den Titel ein, den jede Aufgabe zeigen soll. Bleibt das Feld leer, wird der Name der Aufgabe angezeigt.

5. Trage im Feld Aufgaben Beschreibung die Beschreibung ein. Bleibt das Feld leer, zeigt das Portal den Namen des Workflows und den Titel des zugehörigen Datensatzes.

6. Kombiniere eigenen Text mit Variablen: Klicke rechts im Feld auf das Variablen-Symbol { } und wähle eine Variable aus. Im Tab Schema findest du unter anderem den Namen und die Phase der Aufgabe, den Namen und das Fälligkeitsdatum des Workflows, den Titel des Datensatzes sowie Attribute der Opportunity.

Beispiel für ein Installateurportal: Titel {{task.name}}, Beschreibung Kunde: {{opportunity.customer.0.first_name}} {{opportunity.customer.0.last_name}}. Die Aufgabe erscheint dann zum Beispiel als „Inbetriebsetzungsprotokoll hochladen“ mit der Beschreibung „Kunde Lars Steiger“.

Über die Suchleiste in “Meine Übersicht” kann direkt nach diesen Parametern gesucht werden.

Benachrichtigungsvorlage anlegen

Jeder Auslöser braucht eine Benachrichtigungsvorlage. Sie legt fest, was deine Portalnutzer im Bereich Updates lesen.

7. Öffne Konfiguration > Vorlagen > Benachrichtigungsvorlagen und scrolle zum Bereich Portal-Benachrichtigungen.

8. Klicke auf Portal-Benachrichtigung hinzufügen, gib einen Vorlagennamen ein, zum Beispiel Neuer Antrag im Installateurportal, und klicke auf Erstellen. Gestalte anschließend Titel und Text der Benachrichtigung.

Benachrichtigungs-Auslöser einrichten

Zurück in den Portaleinstellungen unter Benachrichtigungen legst du im Bereich Benachrichtigungs-Auslöser fest, welche Ereignisse ein Update auslösen. Es gibt zwei Arten von Auslösern:

• Entity added: Der Portalnutzer wird benachrichtigt, wenn ein Datensatz für ihn angelegt oder ihm zugewiesen wird, zum Beispiel ein neuer Antrag (Opportunity), eine neue Datei oder ein neues Ticket. Du kannst mehrere solcher Auslöser für verschiedene Entitäten anlegen.

• Prozessschritt überfällig: Der Portalnutzer wird benachrichtigt, wenn ein ihm zugewiesener Prozessschritt überfällig wird.

9. Klicke unter Entity added auf Add entity notification.

10. Wähle unter Entity die Entität, zum Beispiel Opportunity, und unter Benachrichtigungsvorlage die Vorlage aus Schritt 8.

11. Optional: Wähle unter Auf Zielgruppen beschränken eine oder mehrere Zielgruppen aus, zum Beispiel Konzession Strom. Dann erhalten nur Portalnutzer, die mindestens einer der ausgewählten Zielgruppen entsprechen, diese Benachrichtigung. Ohne Auswahl gilt Alle Empfänger.

12. Mit dem Schalter neben dem Auslöser schaltest du ihn ein oder aus, mit dem Papierkorb-Symbol entfernst du ihn.

13. Für überfällige Schritte schaltest du Prozessschritt überfällig ein, wählst eine Benachrichtigungsvorlage und schränkst bei Bedarf ebenfalls auf Zielgruppen ein.

14. Klicke auf Speichern. Die Änderung landet wie alle Änderungen im Portal Builder zunächst im Entwurf. Live geht sie, sobald du das Portal veröffentlichst (siehe Änderungen veröffentlichen und Versionen verwalten).

Benachrichtigungs-Vorlage konfigurieren

In der Benachrichtigungsvorlage legst du fest, was in der Benachrichtigung steht. Jede Vorlage hat zwei Reiter: 360 für den Grundtext und Portal für das, was deine Portalnutzer in ihrem Posteingang sehen.

15. Öffne Konfiguration > Vorlagen > Benachrichtigungsvorlagen und klicke unter Portal-Benachrichtigungen bei deiner Vorlage auf Entwurf bearbeiten. Direkt nach dem Erstellen öffnet sich der Editor automatisch.

16. Trage im Reiter 360 den Titel und die Nachricht ein, zum Beispiel Neuer Antrag eingegangen. Optional legst du mit Aktionsbezeichnung und Aktions-URL einen Button fest, etwa Antrag ansehen. Rechts siehst du, wie die Benachrichtigung im 360-Benachrichtigungscenter erscheint.

17. Wechsle in den Reiter Portal und trage Portal-Titel und Portal-Nachricht ein, zum Beispiel Neuer Antrag: Netzanschluss Strom und einen kurzen Hinweis, wo der Antrag im Portal zu finden ist. Bleiben die Portal-Felder leer, übernimmt das Portal beim Versand Titel und Nachricht aus dem Reiter 360. Unter Portal-Posteingang Vorschau siehst du, wie die Nachricht im Portal aussieht.

18. Formatiere Titel und Nachricht mit der Leiste unter dem Feld: fett, kursiv, unterstrichen oder durchgestrichen. Über { } öffnest du Variable einfügen: Gib optional einen Namen ein, der im Editor angezeigt wird, und unter Template einen Handlebars-Ausdruck für den Wert.

19. Pflege die Texte in allen Sprachen deines Portals. Über Sprache (DE) wechselst du zu English. Fehlt eine Übersetzung, zeigt der Editor den Hinweis Leer auf Englisch: Portalnutzer mit Englisch als Sprache sähen sonst eine leere Benachrichtigung. Mit Zu Englisch wechseln springst du direkt in die fehlende Sprache.

20. Klicke auf Speichern. Die Vorlage ist jetzt ein Unveröffentlichter Entwurf. Klicke in der Übersicht der Benachrichtigungsvorlagen auf Veröffentlichen, damit die Vorlage verwendet wird. Über Entwurf bearbeiten änderst du sie später wieder.

Was deine Kunden einstellen können

Portalnutzer entscheiden selbst, ob sie In-App-Benachrichtigungen bekommen möchten. Sie finden den Schalter im Portal unter Profil > Einstellungen > Benachrichtigungen > In-App-Benachrichtigungen.

Häufige Fragen

Ich habe das Engagement Center aktiviert, aber im Portal ist keine Glocke zu sehen. Woran liegt das?

Prüfe, ob du die Änderung veröffentlicht hast. Solange sie nur im Entwurf steht, sehen deine Kunden sie nicht. Im Entwurf kannst du die Glocke über den Portal Builder in der Vorschau testen.

Warum bekommt ein Portalnutzer keine Benachrichtigung zu einem neuen Antrag?

Benachrichtigungen gehen nur an Portalnutzer, die den Datensatz im Portal sehen dürfen. Prüfe außerdem, ob der Auslöser eingeschaltet ist, eine Benachrichtigungsvorlage hat, ob der Nutzer zu einer der ausgewählten Zielgruppen gehört und ob er In-App-Benachrichtigungen in seinen Einstellungen abgeschaltet hat. Mehr zur Sichtbarkeit in Berechtigungen im Portal.

Welche Aufgaben erscheinen unter „Ihre Aufgaben“?

Offene Prozessschritte, die dem Portalnutzer zugewiesen sind. Wie Prozesse und Schritte im Portal angezeigt werden, erfährst du in Prozessfortschritt und Workflows im Portal.

Kann ich das Engagement Center in jedem Portal nutzen?

Ja, du aktivierst es pro Portal in den Portaleinstellungen, zum Beispiel getrennt für dein Kundenportal und dein Installateurportal.